Chi tiết cách sử dụng máy photocopy cho người mới hiệu quả

Hiện nay máy photocopy là thiết bị văn phòng khá quen thuộc với các doanh nghiệp, Tuy nhiên cách sử dụng máy photocopy như thế nào? Là câu hỏi mà được rất nhiều người dùng quan tâm. Bởi lần đầu sử dụng máy photo thì sẽ không tránh khỏi những bỡ ngỡ.Nếu bạn đăng băn khoăn về cách sử dụng máy photocopy thì bạn hãy ghi nhớ những nội dung ở bài viết cách sử dụng máy photocopy cho người mới hiệu quả dưới đây nhé

Khi sử dụng máy photocopy bạn chỉ cần hiểu vấn đề và tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản thì mọi loại máy bạn đều có thể sử dụng được và nó cũng không khó như mọi người nghĩ.

Để sử dụng máy photocopy đúng cách cần quan tâm những gì?

Cấu tạo của máy photocopy: 

Khi sử dụng máy photocopy vấn đề bạn quan tâm đó chính là cấu tạo của máy. Bạn cần nhận biết vị trí giấy bao gồm vị trí nạp giấy và vị trí ra giấy. Các nút chức năng điều khiển Từ đó bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc học cách sử dụng máy photo

Các bước cơ bản sử dụng máy photocopy

Bạn cần thực hiện đúng hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy theo các bước sau, cách sử dụng áp dụng tương tự cho hầu hết dòng máy photocopy các thương hiệu như Ricoh, Toshiba, Canon, Xerox, Sharp…

 Bước 1 Khởi động máy:  Việc đầu tiên là bạn tìm và xác định nút công tắc bật máy. Sau đó bạn bật công tắc này lên rồi chờ máy khởi động trong khoảng 30s đến vài phút. Khi trên màn hình đã hiện chữ “READY” và nút START cứng trên bàn phím sẽ sáng màu xanh để bạn có thể bắt đầu “copy” (Bạn hãy nhớ để giấy vào khay chứa giấy nhé.)

 Bước 2 Nạp tài liệu copy: Bạn chỉ cần mở nắp máy. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế. Tại đó bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt.(đặt lên khay nạp bản gốc nếu máy có chức năng rút tự động). Khi khay nạp tài liệu hiển thị “Place document face down” thì gập nắp máy xuống để máy nhận diện mục tiêu

 Bước 3 Cài đặt cho quy trình copy: Sau khi để giấy vào máy, ta sẽ tiến hành cài đặt màu sắc, số lượng bản sao cần thiết. Trên bảng điều khiển, chúng ta có thể điều chỉnh kích thước giấy, chỉnh sửa tỉ lệ bản in, hoặc các chức năng chỉnh sửa khác nếu cần. Thông thường, các máy photocopy sẽ có 2 khay giấy là A4 và A3 Nếu bạn muốn một bản sao có kích thước đặc biệt thì hãy đặt khổ giấy có kích thước đặc biệt đó vào 1 khay giấy trên máy.

>>> tìm hiểu dịch vụ : cho thuê máy photocopy giá rẻ

Bước 4 Hoàn thiện quy trình copy: Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt cho quy trình copy, ấn phím “Start” hoặc “Copy” để máy tiến hành copy dữ liệu đã nạp và thu lại bản sao chép

Cách sử dụng máy photocopy thông qua các phím cơ bản

• Phím Access : Dùng để nhập tên và mật khẩu khi máy bị mã hóa.
• Phím Box, Phím Extra/Scan, Phím Copy, Phím Fax/Scan : Dùng vào chế độ Box, Extra/Scan, Copy, Fax/Scan tương ứng. Khi máy đang ở chế độ nào, phím tương ứng sẽ sáng màu xanh lá.
• Phím RESET : Đưa máy về chế độ mặc định.
• Phím START : Bắt đầu thao tác copy, hoặc Scan, in ấn.
• Phím STOP : Kết thúc thao tác copy đang thực hiện.
• Phím Interrupt : Tạm dừng chu trình copy hiện tại để thực hiện chu trình copy khác, nếu muốn trở lại chu trình copy ban đầu, nhấn phím Interrupt thêm một lần nữa.
• Phím Proof Copy : dùng để in trước một bản kiểm tra trước khi in số lượng lớn
• Phím CLEAR : Xóa bản copy hiện hành về 1 hoặc xóa các cài đặt khác khi thiết lập chương trình
• Phím MODE CHECK : Kiểm tra, nhập hoặc thay đổi các cài đặt người dùng
• Phím Mode Memory :  để lưu các thiết lập copy.
• Phím Contrast : điều chỉnh độ tương phản của màn hình cảm ứng.
• Phím Enlarg Display : Dùng để phóng to màn hình cảm ứng.
• Phím Accessibility : dùng để vào màn hình thiết lập chức năng cho người sử dụng.
• Phím Unility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Unility/Counter.
• Các phím số : dùng để nhập các chức năng số.

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Cách sử dụng máy photo khá đơn giản và dễ dàng nếu bạn dành chút thời gian tìm hiểu. Tuy nhiên để máy hoạt động hiệu quả và có tuổi thọ lâu bạn nên chú ý.

Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản

• Tuyệt đối không nên tắt bật máy liên tục
• Khi nhu cầu sử dụng máy không thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy photocopy. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.
• Đặt máy ở vị trí thích hợp không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao
• Không nên vận hành máy liên tục, quá công suất giới hạn
• Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp ổn định
• Khi mới mua máy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng.