Cách Sử Dụng Máy Photocopy Văn Phòng: Các tính năng cơ bản và nâng cao

Có thể nói rằng sử dụng máy photocopy là một việc đơn giản, tuy nhiên nhiều người không thực sự biết cách sử dụng các chức năng cơ bản của máy.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi có nhiều người không biết các chức năng đơn giản của máy photocopy, hay thậm chí hơn thế nữa, làm thế nào để tận dụng tất cả các công nghệ có sẵn trên các máy này. Máy photocopy thực sự có thể được sử dụng như một công cụ tuyệt vời khi nói đến công nghệ văn phòng và tự động hóa.

Hãy cùng bắt đầu lại từ đầu để hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy photocopy.

Cách sử dụng máy photocopy văn phòng:

1. Đảm bảo máy đã được bật nguồn và nóng lên.
2. Kiểm tra để đảm bảo có đủ khổ giấy chính xác được nạp vào máy.
3. Nhấc khay nạp và kiểm tra mặt kính để đảm bảo rằng không còn vết bẩn, vết hoặc các vật khác trên mặt kính.
4. Đặt một tờ giấy (bản gốc) hoặc mục bạn muốn sao chép úp xuống kính ở vị trí thích hợp (đọc và làm theo hướng dẫn).
5. Đóng khay nạp trên kính và bản gốc của bạn.
6. Xem lại cài đặt trên màn hình để đảm bảo bạn có các cài đặt phù hợp (ví dụ: màu, đen trắng, khổ giấy, số lượng bản sao, v.v.)
7. Nhấn nút sao chép.
8. Xóa các bản sao của bạn và kiểm tra chúng để đảm bảo rằng chúng là những gì bạn muốn sao chép.
9. Bỏ bản gốc và để lại máy chính xác như bạn tìm thấy cho người tiếp theo trong văn phòng của bạn sử dụng.

 

Những ghi chú bổ sung khi sử dụng máy photocopy:

• Nếu bạn muốn in ấn hoặc sao chép trên giấy có kích thước khác nhau, hãy điều chỉnh khay giấy cho phù hợp. Điều này giúp tránh tình trạng giấy kẹt hoặc không in được.
• Nếu máy photocopy của bạn cần thay mực hay bộ trống, hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng để thực hiện đúng cách và tránh gây hư hỏng cho máy.
• Nếu máy photocopy bị lỗi hoặc không hoạt động bình thường, hãy kiểm tra kết nối dây điện, dây mạng hoặc kiểm tra các thông số cài đặt để đảm bảo máy được cấu hình đúng và hoạt động hiệu quả.
• Để đảm bảo an toàn cho máy và người sử dụng, hãy đặt máy ở một nơi thoáng mát, không gần các nguồn nhiệt và không để máy ở trạng thái hoạt động liên tục quá lâu.

Danh sách những việc nên và không nên làm khi sử dụng máy Photocopy

Thực hiện theo các quy tắc đơn giản này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc bảo trì và sửa chữa sau này.

Những việc nên

• Sử dụng đúng loại giấy – điều này khá dễ thực hiện, máy photocopy cần được nạp đúng kích cỡ và độ dày của giấy, nếu không nó sẽ bị kẹt giấy. Giấy có nhiều trọng lượng (độ dày) khác nhau, từ giấy trái phiếu 20 lb (loại giấy trắng điển hình mà bạn mua trong hộp) đến trọng lượng dày hơn, phổ biến nhất là giấy bìa 110 lb (cùng độ dày của thẻ chỉ mục).
  Không phải tất cả các máy photocopy đều có thể xử lý giấy dày hơn. Đảm bảo rằng bạn đã đọc thông số kỹ thuật của máy photocopy để đảm bảo rằng bạn đang chạy độ dày giấy phù hợp thông qua máy của mình. Lưu ý: bạn thậm chí có thể phải thực hiện một số thay đổi đối với cài đặt của mình hoặc đặt giấy dày hơn vào khay nạp tay. Giấy máy photocopy của bạn cũng có thể chống lại bạn.
• Hãy chắc chắn rằng kính không bị trầy xước và sạch sẽ. Đây là một điều rất quan trọng. Nếu kính của bạn không sạch, thì bản sao của bạn sẽ hiển thị nó.
  Mọi vết xước, vết xước và vết bẩn sẽ được nhìn thấy trên mọi bản sao. Nếu bạn đang tự hỏi liệu bạn có thể sử dụng Windex để làm sạch nó hay không. 
• Đảm bảo rằng bạn mua và sử dụng đúng loại, sạch sẽ và đúng độ dày của giấy dựa trên thông số kỹ thuật của nhà sản xuất máy photocopy của bạn.
• Nếu bạn không sử dụng thiết bị chống sét lan truyền, bạn nên làm như vậy. Nếu bạn có ngân sách và bí quyết, bạn cũng nên sử dụng bộ điều hòa nguồn để kết nối máy photocopy.
• Đặt máy photocopy ở một vị trí chiến lược trên sơ đồ tầng văn phòng của bạn, nơi nó nằm ở trung tâm cung cấp quyền truy cập cho hầu hết nhân viên của bạn, nhưng hãy đảm bảo có đủ khoảng trống và khoảng trống xung quanh nó để ai đó có thể đi bộ ngay phía sau người đang sử dụng nó. Máy photocopy phải là một công cụ, không phải là rào cản hạn chế giao thông của người đi bộ trong văn phòng.

Không nên:

• Đặt máy photocopy của bạn trong một không gian chật hẹp hoặc khu vực bừa bộn. Họ cần thở. Buồn cười hả? Chà, chúng nóng lên, giống như bất kỳ thiết bị văn phòng nào khác và cần phải ở trong khu vực thông gió, nếu không chúng sẽ chỉ tái chế không khí thoát ra khỏi thiết bị, và nó sẽ ngày càng ấm hơn cho đến khi quá nóng và hỏng.
• Cố gắng sao chép các vật thể dày cứng. Máy photocopy được tạo ra để sao chép các vật thể phẳng và con người chúng ta nghĩ rằng chúng ta có thể chụp ảnh bất cứ thứ gì kể cả các bộ phận cơ thể của chúng ta. Không phải là một cách sử dụng tốt của một máy photocopy. Đừng tin tôi và muốn cười sảng khoái, chỉ cần truy cập Youtube và tìm kiếm “Copier Fail”.
• Đặt nó bên ngoài văn phòng hoặc trong nhà vệ sinh văn phòng. Bạn nghĩ rằng chúng tôi không cần phải đề xuất một máy photocopy ở một trong hai loại tình huống này, nhưng điều đó đã xảy ra.
• Cố gắng làm bất cứ điều gì với máy photocopy mà nó không được thiết kế. Nó không in trên gỗ, nhựa hoặc kim loại. Bạn không thể chạy giấy hoặc các mục có kích thước khác nhau qua nó.
• Cố gắng lau kính bằng bất cứ thứ gì khác ngoài vải mềm và nước lau kính.
• Để giấy trắng hoặc mực khô trên giấy trước khi chạy qua máy photocopy.

Những thứ cơ bản:

• Phóng to – Xem lại bảng hiển thị trên máy photocopy và tìm cài đặt để phóng to bản sao của bạn. Điều này thường có thể được thực hiện theo gia số phần trăm hoặc từ cài đặt kích thước giấy (ví dụ: kích thước chữ cái đến khổ báo lá cải).
• Quét – Nhiều máy photocopy ngày nay có ADF phía trên mặt kính. Điều này cho phép người dùng sao chép hoặc quét nhiều trang cùng một lúc với tốc độ cao.
• In hai mặt – Tính năng này cho phép các trang được in trên cả hai mặt của trang. Điều này đặc biệt hữu ích cho các báo cáo dày để giảm một nửa mức sử dụng trang.
• Chia bộ – Cho phép bạn tạo các bản sao của nhiều trang và sau đó tự động sắp xếp chúng để loại bỏ tác vụ thủ công này.
• Gửi fax – Máy photocopy đã thêm tính năng này để nhân viên của bạn không phải sử dụng nhiều thiết bị cho các tác vụ văn phòng khác nhau. Điều này thường yêu cầu một đường dây điện thoại, phần cứng fax và phần mềm để gửi và nhận fax.
• Đóng sách (đóng ghim, đục lỗ và gấp) – Máy photocopy có phần cứng bổ sung, có thể thực hiện nhiều kiểu đóng gáy khác nhau cho tập tài liệu. Giờ đây, bạn có thể ghim vào góc của tài liệu hoặc dọc theo một bên, thực hiện bấm lỗ 2 lỗ hoặc 3 lỗ và gấp dọc theo một bên đối với sách nhỏ hoặc tài liệu quảng cáo gấp ba.

Các tính năng nâng cao (được tìm thấy trên một số máy photocopy hoặc với phần mềm bổ sung):

• Sao chép một phần của trang – Tính năng này cho phép bạn chọn các khu vực nhất định của trang mà bạn muốn sao chép. Máy photocopy thường sẽ quét trang và sau đó cho phép bạn chọn một số vùng nhất định của bản sao gốc.
• Lưu vào tệp PDF hoặc Microsoft® Word – Với phần mềm bổ sung, máy photocopy có thể quét tài liệu của bạn, chuyển đổi và lưu chúng trong tệp Adobe® Acrobat® PDF hoặc thậm chí quét tài liệu, đọc tất cả các ký tự, chuyển đổi thành văn bản và sau đó lưu lại dưới dạng tệp Microsoft Word.
• Gửi tới email hoặc thư mục mạng – Giờ đây, người sao chép có thể quét tài liệu và gửi email trực tiếp đến các nhóm hoặc địa chỉ email được xác định trước hoặc nhập thủ công hoặc lưu tài liệu trực tiếp vào thư mục để nhân viên khác dễ dàng truy cập.
• Bảo mật và mã hóa – Máy photocopy ngày nay có khả năng bảo mật máy và quá trình sao chép, thậm chí mã hóa các tài liệu được quét và lưu trữ trên mạng của bạn.
• In di động –Máy photocopy không chỉ phải sao chép; nó có thể in từ bất kỳ thiết bị nào. Phần mềm in di động có sẵn cho cả thiết bị iOS và Android.
• Chấm điểm bài kiểm tra ở trường – Với phần mềm được cấu hình phù hợp, máy photocopy có thể nâng cao năng suất của giáo viên bằng cách in các tờ bong bóng cho các bài kiểm tra và sau đó tự động chấm điểm các bài kiểm tra đó bằng cách sử dụng Bộ nạp và quét tài liệu tự động.
• Giám sát và chẩn đoán từ xa – Một máy photocopy có khả năng kết nối mạng có thể cho phép các kỹ thuật viên dịch vụ nâng cấp phần mềm, thực hiện chẩn đoán và giám sát từ xa tình trạng tổng thể của thiết bị và có thể cảnh báo cho các kỹ thuật viên khi cần gọi bảo trì dịch vụ.
• Đặt hàng mực tự động – các máy photocopy ngày nay khi được nối mạng có thể cảnh báo cho nhân viên của bạn hoặc thậm chí các nhà cung cấp của bạn khi mực sắp hết và tự động đặt hàng mực thay thế theo các mức đặt hàng được xác định trước, vì vậy bạn không bao giờ hết nguồn cung cấp mực.

Tổng kho máy photocopy Việt Số Hoá hy vọng rằng thông qua bài viết hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản này, bạn sẽ trở thành một chuyên gia sử dụng máy photocopy trong thời gian ngắn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến máy photocopy, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp mọi vấn đề. Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy photocopy giá rẻ, chính hãng và thông minh cho văn phòng của bạn.

Từ khoá:

cách sử dụng máy photocopy
cách sử dụng máy phô tô
cách sử dụng máy photocopy văn phòng
sử dụng máy photocopy
sử dụng máy photo
cách sử dụng máy photocopy toshiba
cách sử dụng máy photo 2 mặt
cách sử dụng máy photocopy ricoh
cách sử dụng máy photocopy canon
cách sử dụng máy in photo
hướng dẫn sử dụng máy photo ricoh 5002
hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy
cách sử dụng máy photocopy mini
cách sử dụng máy photo để scan
cách sử dụng máy photo in 2 mặt
hướng dẫn sử dụng máy photocopy ricoh mp 5002
cách sử dụng scan trên máy photocopy
cách sử dụng máy in và photo hp
cách sử dụng máy photo lớn