Cách sử dụng máy fax đơn giản và nhanh chóng nhất

Máy fax là thiết bị văn phòng đắc lực giúp cho mọi công việc trở lên đơn giản hơn bao giờ hết. máy fax có nhiều loại và thương hiệu khác nhau. Máy fax có thể là thiết bị độc lập. cũng có thể đi kèm theo với máy in, máy photocopy. Nó hoạt động trên hệ thống với việc kết nối với đường dây điện thoại. Máy Fax giúp bạn có thể gửi văn bản hay tài liệu ngay lập tức. Ngay cả khi hiện nay Email cũng có thể làm việc này tuy nhiên người dùng vẫn phải dùng thêm một bước để in nó ra nên cũng không được tối ưu nhất.

Trên thực tế, biết được chức năng của máy Fax nhưng không chắc răng cũng cũng biết cách sử dụng máy photocopy để gửi bản Fax Vì thế nếu bạn chưa biết hãy trang bị ngay cho mình những kiến thức sử dụng máy fax để khi cần bạn có thể sử dụng luôn nhé.

Máy fax là gì? Chúng hoạt động như thế nào?

Máy fax là thiết bị điện tử có chức năng chính là gửi những bản copy trực tiếp qua hệ thống mạng. Máy fax có khả năng chụp lại bản gốc sau đó đổi thông tin thành tín hiệu rồi gửi đến nơi người nhận. Tại nơi máy fax người nhận sẽ chuyển tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy. Đây chính là cách thức hoạt động của máy fax mà chúng ta cần nắm rõ.

 

Kỹ thuật fax hiện nay chính là để thay thế cho kỹ thuật liên lạc bằng điện tín trong thập niên những năm 1980. Và cho đến hiện nay, mặc dù đã có email thay thế. Nhưng máy fax vẫn luôn được nhiều người lựa chọn sử dụng bởi:

• Ở một số quốc gia, chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy fax
• Những loại hồ sơ quan trọng và có yêu cầu bảo mật cao không nên sử dụng email vì sẽ có nguy cơ bị đánh cắp rất cao.

Vậy sử dụng máy fax có khó không? Sử dụng máy fax đúng cách và an toàn như thế nào?

Hướng dẫn sử dụng máy fax chuẩn nhất

Sử dụng máy fax không hề khó, nó cũng đơn giản như khi chúng ta sử dụng máy in, máy photocopy,… Và để các bạn khỏi lúng túng khi lần đầu sử dụng máy fax. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy fax theo từng bước chi tiết nhất.

Bước 1: Đặt chế độ nhận fax

Để thực hiện công đoạn này, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 7 3. Khi đó màn hình sẽ hiển thị MANUAL ANSWER và có những chế độ cho bạn lựa chọn:

• TEL: Khi có chuông reo bạn nhấc điện thoại lên để nghe, nếu là tín hiệu fax thì bạn chỉ cần thao tác nhấn phím START và đặt ống nghe xuống, khi đó, máy sẽ tự động nhận fax cho bạn.
• TEL/FAX: Nếu là tín hiệu fax thì máy sẽ tự động nhận fax mà không đổ chuông. Còn nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.

Chế độ nhận fax của máy: FAX ONLY MODE

Để kích hoạt chế độ này của máy fax, bạn ấn phím AUTO ANSWER. Nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy đang ở chế độ FAX ONLY MODE. Còn nếu khi đó, đèn AUTO ANSWER mà tắt thì tức là máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE.

Chế độ nhận fax của máy: TAM/FAX

Bạn nhấn phím MENU, sau đó nhấn 3 phím # 7 8, chuyển về chế độ TAM/FAX .(nếu sau một hồi chuông mà không có tín hiệu fax thì máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).

 

Bước 2: Đặt số hồi chuông để nhận fax

Ở bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím là # 7 8, màn hình khi đó sẽ hiển thị TEL/FAX RING. Bạn hãy chọn hồi chuông mà bạn thích và nhấn phím SET để máy ghi nhớ.

Bước 3: Đặt chức năng thống kê của máy fax

Để thực hiện được điềunày, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 2 2. Bạn nhấn phím NAVIGATOR chiều mũi tên + – để chọn chế độ:

• ON: máy sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản fax
• OFF: máy sẽ không in báo cáo thống kê sau 35 bản fax

Chọn xong bạn chỉ cần nhấn phím SET để máy lưu lại và ghi nhớ.

Bước 4: Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax

Đến bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím # 0 4, và màn hình sẽ hiển thị SENDING REPORT. Bạn có thể ấn phím SET để chọn vào chế độ MODE = OFF. Nếu bạn chọn chế độ này, sau mỗi bản fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phím NAVIGATOR chiều mũi tên [+ –] để có thể lựa chọn chế độ MODE = ON. Chế độ này sau mỗi bản fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax. Hoặc chế độ MODE = ERROR (tức là máy sẽ báo cáo khi bạn không gửi được bản fax hoặc quá trình gửi fax bị lỗi). Sau khi đã thiết lập xong, bạn chỉ cần nhấn SET để máy ghi nhớ là OK nhé!

Như vậy, sau khi đọc xong bài viết này, việc sử dụng máy fax đối với bạn đã trở nên quá đơn giản rồi phải không nào? Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nếu vẫn còn thắc mắc cần tư vấn hoặc có nhu cầu mua máy fax chính hãng, giá thành hợp lý. Mời bạn liên hệ trực tiếp với Công ty máy văn phòng Việt Số Hóa để được tư vấn viên hỗ trợ tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn!