7 Bước đơn giản để sử dụng máy photocopy trong văn phòng

Máy photocopy là một phần thiết yếu của hầu hết các văn phòng và nếu bạn chưa bao giờ sử dụng nó trước đây, nó có thể hơi khó khăn. Với rất nhiều nút và chức năng, có thể khó biết cái gì làm cái gì. Tuy nhiên, sau khi bạn đã sao chép thành công một thứ gì đó một lần, bạn sẽ trở thành một chuyên gia ngay lập tức.

Mỗi máy photocopy đều khác nhau và chúng tôi luôn khuyên bạn nên đọc hướng dẫn trước khi thử sao chép, in hoặc quét bất kỳ thứ gì. Tuy nhiên, để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã tạo một hướng dẫn từng bước chung về cách sử dụng máy photocopy để giúp bạn làm chủ chiếc máy văn phòng phổ biến này.

1. Bật máy photocopy

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo cáp nguồn được cắm đúng cách và sau đó bật máy bằng cách nhấn nút nguồn. Thường thì nút nguồn sẽ nằm trên mặt máy, nhưng đôi khi bạn có thể thấy nó ở cạnh bên. Hầu hết các máy photocopy ngày nay cũng có chế độ tiết kiệm điện, đây là điều cần lưu ý. Nếu bạn có thể thấy máy đang bật nhưng không phản hồi, hãy nhấn nút chế độ ngủ để đánh thức máy.

Điều quan trọng nữa là phải kiểm tra cả khay giấy mà bạn thường thấy ở dưới cùng của máy. Nếu khay giấy trống, hãy lấp đầy giấy bằng cách cẩn thận đặt chúng lên khay. Đừng đổ quá đầy vì điều này có thể gây ra kẹt giấy và các sự cố sau này.

2. Để máy photocopy khởi động

Nếu máy photocopy văn phòng của bạn khá lớn với nhiều thành phần và tính năng khác nhau thì có thể cần vài phút để khởi động trước khi có thể hoạt động bình thường. Điều tương tự cũng xảy ra với các máy cũ vì tốc độ khởi động của chúng sẽ chậm hơn nhiều. Các máy mới hơn và nhỏ hơn có thể nóng lên nhanh chóng nhưng nguyên tắc chung vẫn là đợi ít nhất 2 phút để máy khởi động hoàn toàn.

3. Đặt tài liệu của bạn lên máy photocopy

Nâng nắp của máy photocopy để lộ một bề mặt kính bên dưới. Tại đây, đặt tài liệu lên mặt kính, đảm bảo mặt trước hướng xuống dưới. Thông thường, bạn sẽ thấy một số hướng dẫn trên máy photocopy mà bạn có thể làm theo để đặt tài liệu vào đúng cách. Khi vị trí đã chính xác, hãy đóng nắp lại.

4. Chọn Số Bản Sao

Sau đó, màn hình trên máy sẽ hiển thị menu hướng dẫn trong đó máy sẽ yêu cầu bạn chọn số lượng bản sao cần thiết. Một số máy photocopy sẽ hiển thị đây là một danh sách hoặc sẽ yêu cầu bạn nhập số theo cách thủ công.

5. Chọn tùy chọn màu

Bước tiếp theo là chọn tùy chọn màu sắc của bạn. Cho dù các bản sao cần phải ở dạng màu hay đen trắng. Nếu tùy chọn ban đầu không xuất hiện trên màn hình, hãy nhấp vào nút menu, sau đó chuyển đến cài đặt. Ở đó, bạn sẽ có thể chọn tùy chọn màu và lưu nó cho các bản sao trong tương lai. Mặc dù vậy, điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các máy photocopy đều có tùy chọn này.

6. Chọn khổ giấy

Điều cuối cùng bạn cần chọn là khổ giấy. Hầu hết các máy photocopy tiên tiến đều có một số khay giấy có thể chứa các kích cỡ giấy khác nhau nếu bạn cần phong bì, áp phích hoặc bất kỳ kích cỡ đa dạng nào khác. Kích thước giấy tiêu chuẩn là 8,5 x 11 inch, là một tờ giấy A4. Nếu máy photocopy của bạn không có nhiều khay, bạn có thể chọn kích thước giấy thông qua menu cài đặt và sau đó nạp giấy có kích thước phù hợp vào khay.

7. Nhấn nút Sao chép

Cuối cùng, nhấn nút sao chép để bắt đầu in các bản sao của bạn! Một lần nữa, nút này thường có thể được tìm thấy trên đỉnh máy.