6 Lỗi thường gặp ở máy in, máy photocopy và cách xử lý

Bất kỳ ai đã từng làm việc trong văn phòng đều biết những nỗi thất vọng của các sự cố máy sao chép và máy in — và bất kỳ ai đã xem bộ phim Office Space chắc hẳn sẽ nhớ về sự kịch tính của bộ phim về sự thất vọng của máy in. Nếu bạn chưa xem, bộ phim mô tả một sự kịch tính hóa các vấn đề điển hình của máy photocopy để có một trận cười sảng khoái. Nhưng bất cứ ai gặp phải một máy sao chép bị hỏng khi họ cần nó nhất đều biết rằng không có nhiều sự hài hước trong thực tế. Máy photocopy văn phòng có một sở trường đáng kinh ngạc trong việc gây ra sự thất vọng.

Dưới đây là một số sự cố máy in phổ biến nhất và tốt hơn là một số mẹo để giải quyết.

6 Lỗi thường gặp ở máy in, máy photocopy và cách xử lý

1. Kẹt giấy

Kẹt giấy là lỗi máy copy phổ biến nhất gặp phải. Các lý do xảy ra khác nhau, từ kích thước giấy sai cho đến việc nạp giấy không đúng cách đơn giản. Những vấn đề này khiến máy photocopy kéo giấy không chính xác, dẫn đến kẹt giấy. Sự chậm trễ dẫn đến có thể khiến nhân viên đi họp muộn hoặc bỏ lỡ những thời hạn nhạy cảm. Việc khắc phục những loại sự cố này yêu cầu người nào đó gỡ giấy bị kẹt theo cách thủ công và nạp lại khổ giấy thích hợp hoặc chỉnh sửa căn chỉnh giấy. Ngoài ra còn có vấn đề về bụi giấy. Mặc dù nghe có vẻ giống như trong truyện cổ tích, nhưng bụi giấy là có thật và có xu hướng làm tắc máy và gây kẹt giấy. Cách tốt nhất để tránh bụi giấy là định kỳ lau sạch lốp cấp liệu và hút sạch bụi tích tụ bên trong máy photocopy. 

 

2. Có vết bẩn trên giấy

Khi bạn sao chép một tờ giấy có văn bản hoặc hình ảnh đơn giản và bản sao thành phẩm của bạn có các vệt, đường kẻ hoặc các dị dạng khác, thì có một vấn đề với máy photocopy. Có nhiều lý do khiến sự cố này có thể xảy ra, vì vậy việc tìm kiếm giải pháp có thể yêu cầu một chút xử lý sự cố máy photocopy.

Các nguồn tiềm ẩn cho sự cố máy sao chép này bao gồm:

• Các chất lạ trên kính máy quét hoặc gương
• Lỗi bộ trống hoặc bộ phận của nhà phát triển (chỉ áp dụng cho các hệ thống máy photocopy nhiều thành phần)
• Trục trặc lưỡi trống, dẫn đến các dòng lớn theo chiều dọc của trang
• Vấn đề với cầu chì

Vấn đề đầu tiên được giải quyết thông qua việc loại bỏ nhiễu và làm sạch kính máy quét và gương. Xem hướng dẫn sử dụng thiết bị của bạn để biết hướng dẫn vệ sinh thích hợp. Các vấn đề còn lại có thể được khắc phục bằng cách thay thế thiết bị gây ra sự cố. Những vấn đề này nên được giải quyết bằng cách liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ của bạn. 

3. Hộp mực máy in hoặc cụm trống bị lỗi

Thấp, trống rỗng hoặc trục trặc mực hộp mực có thể gây ra các vấn đề trong máy sao chép của bạn. Nếu mực hoặc hộp mực gần hết hoặc hết mực, việc thay thế sẽ khắc phục sự cố. Nếu hộp mực bị trục trặc, có thể do một trong hai nguyên nhân:

1. Lỗi do nhà sản xuất – mang bản sao và hộp mực kém chất lượng đến nơi mua và yêu cầu thay thế.
2. Các vấn đề về tính không tương thích – hầu hết các máy sao chép đều yêu cầu loại mực cụ thể; nếu bạn cố gắng và sử dụng hộp mực không tương thích, chất lượng in của bạn sẽ bị ảnh hưởng. 

4. Giấy bị nhăn

Không có gì chuyên nghiệp về các trang sao chép ra khỏi máy bị nhăn. Nghe có vẻ như là một vấn đề nhỏ, nhưng sẽ như thế nào nếu nhân viên xuất hiện trong các cuộc họp với các chương trình làm việc nhăn nhó, hoặc nộp các báo cáo trông giống như chúng được đào ra từ đáy ba lô của học sinh? Các trang bị nhăn thường là kết quả của việc các con lăn cấp và thoát bị mòn gây ra hiện tượng dính hoặc kẹt giấy. Tuy nhiên, các khay giấy bị mòn, ẩm do độ ẩm và cụm nhiệt áp cũng có thể dẫn đến các trang bị nhăn. Nếu kho giấy bị hư hỏng đáng kể vì bất kỳ lý do gì, không sử dụng nó. Đối với các vấn đề với khay giấy, bạn có thể mua các sản phẩm thay thế. Tuy nhiên, việc sửa chữa cụm nhiệt áp và con lăn cấp liệu cần có sự hỗ trợ của kỹ thuật viên.

5. Bản chụp quá đậm hoặc nhạt quá

Phần lớn thời gian, các vấn đề về độ sáng và tối trên các trang sao chép là kết quả của sự mất cân bằng trong các điều khiển mật độ trên máy photocopy. Ai đó có thể đã vô tình thay đổi cài đặt trước đó, làm cho các hình ảnh tiếp theo được sao chép quá sáng hoặc quá tối. Trong trường hợp này, đặt lại các mức mật độ là giải pháp tốt nhất. Tuy nhiên, cũng có thể trống có thể đã hết tuổi thọ hoạt động hoặc mực trong máy đã bị hỏng. Một số loại toner hậu mãi không theo mã nhà sản xuất và có thể dẫn đến các vấn đề về mật độ ánh sáng. Thay thế nên được mua và cài đặt. 

6. Có vết đều trên giấy

Như tên cho thấy, vấn đề máy sao chép này bao gồm các mảng chấm ngẫu nhiên đánh dấu một bản sao hoàn hảo khác. Nếu bạn nhận thấy các dấu chấm ở cùng một vị trí mỗi lần, có thể là do vết ố hoặc mảnh vỡ trên gương sao chép hoặc kính. Một lần nữa, điều này có thể được khắc phục bằng cách lau sạch kính và gương đúng cách.

Một loạt các điểm ngẫu nhiên lặp lại trong tài liệu có thể là một khiếm khuyết trong trống. Thay trống sẽ khắc phục được sự cố. 

GIẢI PHÁP TỐT NHẤT

Ngoài các giải pháp được đề cập ở trên, bạn có thể thực hiện một số bước trong văn phòng của mình để đảm bảo giảm thiểu các sự cố máy sao chép phổ biến này . Đầu tiên và quan trọng nhất, không bao giờ dùng lực khi tải hoặc dỡ giấy ra khỏi máy. Thứ hai, đảm bảo tuân thủ các mốc thời gian thay thế cho các bộ phận và đồ đạc quan trọng trên máy sao chép để tránh các vấn đề hao mòn.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy thường xuyên vệ sinh máy sao chép một cách chuyên nghiệp. Sự tích tụ của bụi và mảnh vụn bên trong máy có thể dẫn đến nhiều vấn đề đã thảo luận ở trên. 

Như bạn có thể thấy, có nhiều yếu tố cần theo dõi để giữ cho máy photocopy hoặc máy in của bạn hoạt động hiệu quả. Thông thường, cách tốt nhất để đảm bảo hiệu suất liên tục là thông qua Chương trình Dịch vụ In được Quản lý. Khám phá những lợi ích mà Chương trình Dịch vụ In được Quản lý mang lại cho các doanh nghiệp 

Quý khách vui lòng liên hệ đến hotline: 0981.669.996 để được tư vấn cụ thể nhất.