Bạn có bao giờ gặp phải tình huống cần photocopy tài liệu và thu nhỏ nó lại để tiện lợi trong việc lưu trữ và sử dụng không? Nếu có, hãy thử áp dụng cách photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh mà chúng tôi sẽ hướng dẫn dưới đây. Đừng lo lắng nếu bạn không biết cách sử dụng máy Ricoh, bởi vì chúng tôi sẽ giúp bạn từng bước một.
Giới thiệu về việc photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh
Photocopy tài liệu thu nhỏ là một công việc quan trọng trong các văn phòng, cửa hàng, trường học và nhiều ngành nghề khác. Khi bạn cần tạo ra các bản sao thu nhỏ của tài liệu gốc, máy photocopy Ricoh là một lựa chọn lý tưởng. Với các tính năng tiện ích và dễ sử dụng, máy Ricoh giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình photocopy.
Chuẩn bị thiết bị và tài liệu
Trước khi bắt đầu quá trình photocopy, bạn cần kiểm tra xem máy photocopy Ricoh đã hoạt động tốt chưa. Hãy đảm bảo rằng nó đã được bật và sẵn sàng để sử dụng. Nếu không, hãy tìm hiểu cách sửa chữa máy photocopy Ricoh hoặc gọi kỹ thuật viên để được hỗ trợ.
Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị tài liệu cần photocopy. Hãy đảm bảo rằng tài liệu gốc đã được sắp xếp và tổ chức theo đúng thứ tự. Nếu có nhiều tài liệu, bạn có thể sử dụng giấy kẽ để tách riêng từng tài liệu và thuận tiện cho việc photocopy.
Cách photo tài liệu thu nhỏ nhanh chóng bằng máy photocopy
Bước 1: Đầu tên bạn đặt tài liệu cần photo thu nhỏ vào khay rút giấy rồi ấn nút Copy trên bảng điều khiển của máy photo
Bước 2: Tiến hành chọn các lệnh thiết lập
Lúc này sẽ có nhiều lệnh khác nhau được hiển thị phía trên màn hình giao diện của máy photocopy. Sau đó, bạn chỉ cần ấn chọn nút lệnh phù hợp nhất đối với từng loại máy riêng biệt. Ví dụ nếu bạn đang sử dụng dòng máy photocopy Ricoh, bạn sẽ thấy được các nút lệnh trên màn hình điều khiển với ý nghĩa như sau :
- Full Color: Phím chức năng cho phép bạn có thể photocopy tài liệu màu.
- Auto colour Select: Chế độ chọn bảng in màu tự động hay in trắng đen theo các tài liệu gốc.
- Black & white: Là thiết lập photocopy đen trắng mặc định, khi lựa chọn chế độ này thì toàn bộ tài liệu in ra sẽ có màu trắng đen.
Bước 3: Chọn “Auto Paper Select”
Nếu bạn đang sử dụng dòng máy photocopy Ricoh thì bạn có thể lựa chọn khay giấy phù hợp theo các nút lệnh trên bảng điều khiển hiển thị, bao gồm một số loại như: Khay 1 A4, khay 2 A3, Auto Paper Select,…Nếu bạn muốn photo thu nhỏ tài liệu thành 2 mặt thì ấn vào nút lệnh Auto Paper Select
Bước 4: Lựa chọn tính năng phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu theo nhu cầu. Dù là đối với bất kì dòng máy photocopy nào thì cũng đều sẽ có nút phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu
Bước 5: Thiết lập chế độ photo thu nhỏ tài liệu theo phần trăm. Nút Reduce/ enlarge trên bảng điều khiển của máy cho phép người sử dụng có thể điều chỉnh mức độ photo phóng to và thu nhỏ tùy theo nhu cầu. Bấm nút chọn lệnh start để bắt đầu photo sau khi bấm nút reduce/ enlarge.
Các lệnh chức năng hỗ trợ phóng to, thu nhỏ tài liệu trên máy photocopy
Trong giao diện màn hình chính của máy photocopy sẽ có rất nhiều sự lựa chọn tính năng như Auto Paper Select, Auto Colour Select, Black & White,….Ý nghĩa của các tính năng đó như sau :
- Auto Paper Select: Máy sẽ tự động nhận khổ giấy sao cho phù hợp nhất.
- Auto Colour Select: Chế độ tự động thực hiện photo trắng đen hay in màu theo màu sắc của bản gốc
- Black & White: Photo trắng đen
- Full Colour: Photocopy màu
Tuy nhiên chức năng của những nút lệnh này chủ yếu chỉ để hỗ trợ bạn chọn bản photocopy sao cho phù hợp, còn nút lệnh để phóng to hay thu nhỏ bản in sẽ nằm dưới lệnh Auto Paper Select:
- Full Size: Giữ nguyên kích thước bản photo giống với tài liệu gốc, không phóng to hay thu nhỏ.
- Auto Reduce/Enlarge: Tự động tiến hành lệnh thu nhỏ tài liệu theo khổ giấy đã chọn. Ví dụ như bản gốc là A4 nhưng bạn chọn cỡ giấy để photo là A5 thì máy sẽ tự động thu nhỏ nội dung của tài liệu từ khổ A4 thành khổ A5.
- Nút lệnh A3->A4/A4->A5: Sử dụng nút lệnh này để thu nhỏ bản in cần photocopy, khi bản gốc có cỡ giấy là A3 máy sẽ thực hiện thu nhỏ bản photo xuống thành A4.
- Nút 25%, 50%, 200%, 400%: Đây là nút lệnh có thể thực hiện tùy chỉnh % để phóng to hoặc thu nhỏ bản sao so với bản gốc. Bạn được phép tùy chỉnh theo nhu cầu của mình miễn sao trong khoảng phóng to, thu nhỏ cho phép
2. Tôi có thể điều chỉnh kích thước sao chụp thu nhỏ trên máy Ricoh hay không?
Vâng, bạn có thể điều chỉnh kích thước sao chụp thu nhỏ trên máy Ricoh. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh kích thước bản sao sao chụp theo ý muốn của mình. Trên màn hình điều khiển của máy Ricoh, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến kích thước sao chụp. Bạn có thể thay đổi tỷ lệ phần trăm thu nhỏ hoặc có thể chọn kích thước cụ thể thông qua các tùy chọn có sẵn. Sau khi điều chỉnh kích thước sao chụp theo ý muốn, bạn chỉ cần nhấn nút “Start” hoặc “Photocopy” để bắt đầu quá trình sao chụp.
3. Tôi có thể sao chụp tài liệu thu nhỏ thành nhiều bản sao cùng lúc trên máy Ricoh không?
Có, bạn có thể sao chụp tài liệu thu nhỏ thành nhiều bản sao cùng lúc trên máy Ricoh. Để làm điều này, bạn cần chỉnh số lượng bản sao trước khi bắt đầu quá trình sao chụp. Trên màn hình điều khiển của máy Ricoh, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến số lượng bản sao. Bạn có thể nhập số lượng bản sao mong muốn trực tiếp hoặc sử dụng các nút điều chỉnh để tăng hoặc giảm số lượng bản sao. Sau khi thiết lập số lượng bản sao, bạn chỉ cần nhấn nút “Start” hoặc “Photocopy” để bắt đầu quá trình sao chụp.
4. Làm cách nào để điều chỉnh độ sáng và độ tương phản khi sao chụp tài liệu thu nhỏ trên máy Ricoh?
Để điều chỉnh độ sáng và độ tương phản khi sao chụp tài liệu thu nhỏ trên máy Ricoh, bạn cần sử dụng các tùy chọn điều chỉnh sẵn có trên màn hình điều khiển. Trên màn hình điều khiển, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến độ sáng và độ tương phản. Bạn có thể sử dụng các nút điều chỉnh hoặc màn hình cảm ứng để tăng hoặc giảm độ sáng và độ tương phản theo ý muốn. Khi bạn đã điều chỉnh các tùy chọn này theo ý muốn, bạn chỉ cần nhấn nút “Start” hoặc “Photocopy” để bắt đầu quá trình sao chụp.
5. Tôi có thể sao chụp tài liệu thu nhỏ thành tài liệu kỹ thuật số trên máy Ricoh không?
Có, bạn có thể sao chụp tài liệu thu nhỏ thành tài liệu kỹ thuật số trên máy Ricoh. Máy Ricoh có khả năng chuyển đổi tài liệu thu nhỏ thành các tệp tin kỹ thuật số, chẳng hạn như PDF hoặc JPG. Để làm điều này, bạn cần chỉnh các tùy chọn sao chụp trên màn hình điều khiển của máy Ricoh. Bạn có thể chọn định dạng tệp tin kỹ thuật số mong muốn và lưu nó vào thiết bị lưu trữ hoặc gửi trực tiếp qua email. Sau khi thiết lập các tùy chọn sao chụp theo ý muốn, bạn chỉ cần nhấn nút “Start” hoặc “Photocopy” để bắt đầu quá trình sao chụp và chuyển đổi tài liệu thành tệp tin kỹ thuật số.
6. Tôi có thể sao chụp tài liệu thu nhỏ trên máy Ricoh mà không cần đặt tài liệu lên kính bản không?
Không, để sao chụp tài liệu thu nhỏ trên máy Ricoh, bạn cần đặt tài liệu lên kính bản. Kính bản là nơi tài liệu gốc được đặt để sao chụp. Đặt tài liệu thẳng và không nghiêng trên kính bản sẽ đảm bảo sao chụp được chính xác và đúng tỷ lệ thu nhỏ. Nếu bạn không đặt tài liệu lên kính bản, máy Ricoh sẽ không thể nhận diện và sao chụp tài liệu. Đảm bảo rằng bạn đặt tài liệu gốc lên kính bản trước khi bắt đầu quá trình sao chụp để đạt được kết quả tốt nhất.
