15 câu hỏi để hỏi để chọn được máy photocopy phù hợp cho bạn

Bất chấp sự chuyển dịch của phương tiện kỹ thuật số và truyền thông kỹ thuật số, máy photocopy khiêm tốn vẫn là một thiết bị thiết yếu trong hầu hết các văn phòng. Mua máy photocopy phù hợp cho nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty bạn là yếu tố quan trọng để thành công trong quản trị.

Để giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp, chúng tôi đã trình bày chi tiết 15 câu hỏi chính mà bạn sẽ cần tự hỏi khi cố gắng chọn một chiếc máy photocopy phù hợp.

Dưới đây là 15 câu hỏi cần đặt ra khi tìm kiếm báo giá sản phẩm:

1. kết nối Độc lập hay nối mạng?

Quay trở lại những ngày xưa tốt đẹp, máy photocopy độc là lựa chọn duy nhất. Để sử dụng chúng, nhân viên phải đi đến máy photocopy với tài liệu họ muốn sao chép và thực hiện các lựa chọn in của họ trực tiếp trên chính máy photocopy. Sau đó, máy photocopy được tăng cường
khả năng kết nối mạng , có nghĩa là chúng có thể được sử dụng như máy in văn phòng khổng lồ , chấp nhận hướng dẫn in trực tiếp từ máy tính của mọi người.

Mặc dù đây có thể là một lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều công ty, nhưng hãy nhớ rằng mọi người càng dễ in thì họ càng dễ in ra những gì không cần thiết.

2. Khối lượng?

Điều cần thiết là phải đánh giá khối lượng sao chép mà bạn yêu cầu mỗi tháng, vì đây là một yếu tố định giá chính. Máy photocopy của bạn phải có khả năng đáp ứng tất cả các nhu cầu sao chép của bạn để bắt kịp với tốc độ kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, sức mạnh đi kèm với một cái giá nào đó, vì vậy hãy tránh mua một chiếc máy mạnh hơn đáng kể so với yêu cầu.

Nếu không gian và ngân sách cho phép, có thể tốt hơn nên có hai máy photocopy thông số kỹ thuật thấp hơn để chia sẻ công việc , do đó ít có khả năng bị bỏ lại mà không có bất kỳ máy photocopy nào nếu một máy bị trục trặc.

Một máy photocopy chuyên nghiệp có thể làm tăng đáng kể hiệu quả cho công ty của bạn . Các mô hình cao cấp hơn có nhiều tính năng tiện lợi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và do đó cả tiền bạc.

Trong nghiên cứu điển hình dưới đây, chúng tôi nói chuyện với Giám đốc Bưu điện, Eleanor, người giải thích những lợi ích mà cô ấy đã thấy khi công ty của cô ấy nâng cấp lên một máy photocopy khối lượng lớn, tiên tiến hơn.

3. Tốc độ?

Tốc độ liên quan chặt chẽ với khối lượng theo nghĩa là càng cần in nhiều tài liệu, máy photocopy cần làm việc càng nhanh để tránh xếp hàng cho máy.

4. Máy photocopy màu hay đơn sắc

Trong khi máy photocopy màu chỉ mang một khoản chi phí trả trước nhỏ so với máy đen trắng, thì giá mực lại có sự chênh lệch đáng kể . Có thể bạn nên chọn một máy photocopy màu để an toàn, nhưng nếu phần lớn các yêu cầu in ấn của bạn liên quan đến các tài liệu văn phòng được đánh máy tiêu chuẩn, thì có thể tiết kiệm hơn nếu chọn một máy photocopy đen trắng và giải quyết các yêu cầu về màu sắc không thường xuyên. bằng cách thuê ngoài.

5. Kích thước giấy?

Nếu các yêu cầu in ấn thường mở rộng sang việc sử dụng các khổ giấy lớn hơn (A3 trở lên), thì có những máy photocopy có thể quản lý điều này. Mặt khác, nếu phần lớn bản in được thực hiện trên A4, thì một chiếc máy photocopy chỉ A4 có thể là một lựa chọn hợp lý hơn.

6. Chức năng Scan?

Máy photocopy thực chất là máy quét và máy in kết hợp. Một số máy photocopy, như những máy có khả năng kết nối mạng, có thể được sử dụng làm máy quét khối lượng lớn. Điều này có thể rất hữu ích cho các công ty nhận được nhiều tài liệu giấy, mà họ cần chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số .

7. Gửi fax?

Giống như séc, fax là một hệ thống lẽ ra đã biến mất nhưng không. Do chúng vẫn được yêu cầu sử dụng không thường xuyên trong nhiều văn phòng, có thể hữu ích khi chọn một máy photocopy có khả năng fax sẵn có thay vì nhường không gian cho một máy fax riêng biệt.

8. Độ trong suốt?

Một lưu ý tương tự, máy chiếu trên không kiểu cũ vẫn là một tính năng của nhiều cơ sở học thuật, cũng như một số văn phòng và chúng vẫn hoàn toàn có khả năng hiển thị thông tin cho đám đông mà không cần máy tính xách tay hoặc thiết bị máy tính được cài đặt. Tương tự, vẫn còn những tờ giấy trong suốt cũ (có thể nhìn xuyên qua acetate mà nội dung có thể được viết) ẩn náu trong kho lưu trữ của các tổ chức khác nhau, chúng sẽ phải được chuyển sang định dạng hiện đại trong khi chúng vẫn dễ đọc. Nếu bạn thuộc trường hợp này, hãy kiểm tra với nhà cung cấp của bạn về tính năng này.

9. Khay giấy?

Máy photocopy càng có nhiều khay giấy thì tần suất nạp giấy càng ít . Nhược điểm của điều này là các khay thêm số lượng lớn vào máy photocopy, điều này có thể khiến bạn khó tìm được không gian cho nó hơn.

10. Bộ nạp tài liệu tự động?

Bộ nạp tài liệu tự động (ADF) cho phép người dùng để một chồng giấy trên đầu máy photocopy và quay trở lại một đống tài liệu đã sao chụp . Mặc dù điều này có vẻ hấp dẫn, nhưng cần lưu ý rằng nhân viên cần đặt giấy lên máy photocopy đúng cách để việc này hoạt động . Nếu không, chúng sẽ trở lại một đống các tờ giấy trắng, có thể được tái chế để sao chép thêm hoặc các tờ có thông tin sai về chúng.

11. In hai mặt?

Đây có thể là một cách tiết kiệm tiền tuyệt vời. Máy photocopy có tùy chọn này thường có thể lấy các tài liệu được in trên một mặt và tạo các bản sao in ở cả hai mặt. Tính năng này ngày càng trở nên phổ biến và là một cách hiệu quả để cắt giảm chi phí giấy và nâng cao ý thức bảo vệ môi trường trong văn phòng.

12. Sắp xếp?

Đây là một tính năng hữu ích cho những người cần in các tập sách nhỏ một cách thường xuyên . Chức năng sắp xếp có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp đầu ra của nó để có thể chọn và đọc ngay lập tức mà không cần phải tổ chức lại. Nói cách khác, nếu yêu cầu 10 bản sao của tài liệu 5 trang, máy photocopy sẽ xuất ra các trang từ 1 đến 5 lần, thay vì tạo ra 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2, v.v.

13. Bấm kim?

Đây là đặc điểm chung của các máy photocopy hỗ trợ phân loại và thường thấy ở các dòng máy có khối lượng lớn hơn . Bấm kim là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời giúp tạo ra các tài liệu đã làm sẵn.

14. Đục lỗ?

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra một lượng lớn tài liệu cho các chất kết dính vòng, thì việc đục lỗ có thể là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể cần có trong máy photocopy của bạn. Mặc dù điều này có thể làm tăng chi phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người đặt tài liệu của họ thẳng vào bìa, thay vì để chúng ở văn phòng hoặc chất thành đống không có tổ chức.

15. Hỗ trợ sau bán hàng?

Cũng như việc lựa chọn máy photocopy phù hợp với các tính năng phù hợp, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng sẽ có hỗ trợ sẵn sàng nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với nó. Đặc biệt, bạn nên hiểu cách báo cáo lỗi cho nhà cung cấp bảo trì và quy trình họ sẽ giải quyết chúng. Điều này thường yêu cầu phí bảo trì hàng tháng , vì vậy hãy kiểm tra để đảm bảo bạn sẽ phải trả bao nhiêu và chúng có thể khả dụng nhanh như thế nào.

Bước tiếp theo

Nếu bạn muốn nghe về giá máy photocopy hoặc mua hoặc thuê máy photocopy cho doanh nghiệp của mình, hãy điền vào biểu mẫu ở đầu trang này và Chúng tôi sẽ kết bạn với một nhóm các nhà cung cấp xuất sắc được chọn. Hoặc bạn có thể đọc Dịch vụ cho thuê máy photocopy của chúng tôi để biết thêm thông tin về việc thuê máy photocopy.